Es war einmal… eine neu angeschaffte Software mit der alles Besser wird. Wer in der IT arbeitet, wird sich sofort an eine mißlungene Einführung erinnern. Die Ursachen der Vergangenheit sind vielfältig. Umso wichtiger ist es, sich bei der Einführung einer “Social Software” entsprechend vorzubereiten.

Neue Arbeitsweisen

Unternehmen, die sich im Hinblick auf neue Arbeitsweisen bereits erfolgreich verändert haben, gibt es inzwischen genug. Die Nutzung einer sogenannten Social Software ist dabei ein Erfolgsfaktor. Schnell kann man auf die Idee kommen “wenn ich auch so eine Software einsetze, dann wird sich die Zusammenarbeit im Unternehmen verändern”.

Leider ist es nicht so einfach. Eigentlich war es bei der Softwareeinführung noch nie so banal. Zunächst muss eine Veränderung konsequent gewollt sein. Sie muss organisatorisch und prozessual umgesetzt und nachgehalten werden. Nur dann kann eine passende Software dabei unterstützen. So “einfach” ist es auch bei Social Software.

Veränderung muss gewollt sein

Was bedeutet das? Die Geschäftsführung muss eine wirkliche Veränderung des Unternehmens wollen und später auch aktiv begleiten. Damit ist nicht (nur) eine Wohlfühlumgebung mit neuer, bunte Einrichtung gemeint. In allen Ebenen wird es massive Veränderungen in der Zusammenarbeit, den Kompetenzen, den Entscheidungswegen und dem Belohnungssystemen geben. Ein “für mich gilt das nicht” gibt es nicht. Nur, wenn dazu eine echte Bereitschaft existiert, sollte überhaupt gestartet werden. Bereitschaft bedeutet, die Rahmenbedingungen im Unternehmen auch gemeinsam mit allen Mitarbeitern zu erarbeiten und als Unternehmensführung vielleicht auch ungewöhnliche Lösungen zuzulassen.

Die Erfolgsfaktoren

  • Erarbeiten Sie die gemeinsame Bereitschaft zur Veränderung mit allen Mitarbeitern. “Wir machen zukünftig alles anders – so wie wir es uns bei der Firma xyz angeschaut haben” wird nicht klappen.
  • Lösen Sie Abteilungsgrenzen auf. Die Arbeit an der Prozesskette ist zukünftig im Fokus. Sorgen Sie aktiv dafür, dass die Kollegen abteilungsübergreifend arbeiten. Oft beginnt das ganz banal mit einem Kennenlernen und einer Betrachtung der gemeinsamen Schnittstellen.
  • Binden Sie die Mitarbeiter zukünftig in alle Entscheidungen aktiv mit ein und schaffen Sie vollständige Transparenz. Die Strategie, die daraus resultierenden Ziele und die einzusetzenden Ressourcen sollen allen Mitarbeitern transparent sein. Der berühmte “Unternehmer im Unternehmen” sollte das Ziel sein.
  • Fördern Sie intuitive Einschätzungen. Lassen Sie Bauchgefühl und Emotionen zu. Oft werden Entscheidungen sowieso nur in ein passendes Zahlenwerk gekleidet, um das Gefühl für den richtigen Weg mit vermeintlicher Sachlichkeit zu untermauern.
  • Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben im Unternehmen, lassen Sie dafür die Unwichtigen weg. Wenn Partner Aufgaben kostengünstiger und/oder besser können als Sie, dann kaufen Sie die Leistungen ein.
  • Setzen Sie das Ziel, so viele Information wie möglich (nicht wie nötig) zu teilen. Dazu müssen Rahmenbedingungen existieren, zum Beispiel die dafür verfügbare Zeit. Ist Zeit bereits heute ein Engpass, müssen Freiräume aktiv geschaffen werden. Hierfür benötigen Sie eine Social Software.

Die Einführung

Nicht funktionieren wird die klassische Vergehensweise: Projekt aufsetzen, Software kaufen, Software schulen und hoffen.

Die Software ist jedoch nur eine der vielen Stellschrauben, die eine Veränderung unterstützen. Wichtigster Startpunkt ist die Bereitschaft der Unternehmensführung zur Veränderung. Kein Lippenbekenntnis, keine Floskeln, sondern wirkliche Veränderung – mit allen Konsequenzen. Diese Entscheidung ist nicht im Rahmen einer Sitzung beschlossen. Sie muss mit Aufwand erarbeitet werden, die Konsequenzen müssen klar sein. Ist die Entscheidung getroffen, kann der Weg beschritten werden. Es wird ein dauerhafter Veränderungsprozess beschritten. Die Belohnung? Ein zukunftsfähiges Unternehmen, das sich organisch an Veränderungen anpassen kann.

"Wenn du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, 
sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer (Antoine de Saint-Exupéry)."

Die meisten Unternehmen trommeln noch die Arbeitskräfte zusammen, vergeben Aufgaben und teilen die Arbeit ein. Dazu benötigt man keine Social Software.

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