New Work als das Modewort für neue Arbeitswelten. Jeder spricht darüber, jeder versteht etwas anderes darunter. Oft verbirgt sich die Hoffnung darin, dass sich sämtliche Probleme der Arbeitswelt in Luft auflösen werden. Kann man die Gedankenwelt von New Work vielleicht auch im Projektmanagement nutzen?

New Work

Zunächst: was bedeutet New Work? Der Begriff wurde vom Sozialphilosophen Frithjof Bergmann im Rahmen seiner Forschung geprägt. Der Wandel von der Industrie- zur Wissensgesellschaft bedarf einer Anpassung des Arbeitssystems, so seine Annahme.

Durch Digitalisierung, Globalisierung, sowie zeitlicher, räumlicher und organisatorischer Flexibilität verändern sich die Arbeitsmöglichkeiten. Zentrale Werte dieser Veränderung sind Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Es entstehen Freiräume für Kreativität und persönliche Entfaltung der eigenen Persönlichkeit.

Selbstbestimmtes Handeln steht im Vordergrund, starre Arbeitsmethoden gehören der Vergangenheit an.

Projektmanagement

In jeder Projektausbildung beschäftigt sich der zukünftige Projektleiter mit Werkzeugen und Strukturen. Quasi alle Disziplinen im Projekt müssen geplant, gesteuert und überwacht werden. Das ist die Kernaufgabe des Projektmanagements.

Projekte stehen sowieso in dem Ruf, meistens nicht rechtzeitig fertig und/oder zu teuer zu werden. Ist man ehrlich, liegt das aber nicht an den Projekten selbst, sondern an beispielsweise mangelnden Projektmanagement, einem fehlenden Change Management, schlechten Projektaufträgen oder einfach an vollkommen unrealistischen Zielen.

Im Projektmanagement kennt man drei wesentliche, sich gegenseitig beeinflussende Faktoren, die im magischen Dreieck vereint sind: Umfang, Aufwand und Zeit. Im klassischen Wasserfallmodell ist der Umfang relativ klar definiert, variabel sind Aufwand und Zeit. Somit auch der Grund, warum hier meist die Zeit und Kosten abweichen.

Als Lösung wird inzwischen das agile Projektmanagement eingesetzt. Agil klingt gut und dynamisch, ist wie New Work auch bereits ein Modewort. Tatsächlich sind Aufwand und Zeit fixiert, der Umfang ist stattdessen variabel. Wurde das agile Manifest verstanden und kommt es in passenden Projekten zum Einsatz, kann man schnell auf Veränderungen reagieren. Genau hier liegt der Mehrwert von agilen Projekten. Häufig ist es leider nur die Hoffnung des Managements, dass bisher schlechtes Projektmanagement nun besser funktioniert. Agil klingt eben nach Erfolg. Aber auch in agilen Projekten muss genauso geplant, überwacht und gesteuert werden.

New Work im Projektmanagement

Projektarbeit bedeutet also ein sehr strukturiertes und geplantes Vorgehen. Das scheint auf den ersten Blick nicht mit dem selbstbestimmten Handeln von New Work vereinbaren zu lassen.

Tatsächlich ist aber der entscheidende Erfolgsfaktor eines Projektes die guten Zusammenarbeit des ganzen Teams. Dazu wird kein Projektleiter benötigt, der sich als Planer von Aufgabenpaketen und der Überwachung der strikten Abarbeitung sieht. Projektleiter sind verantwortlich dafür, dass die Teamarbeit das Projekt erfolgreich machen kann. Dazu gehört wesentlich mehr, als Ressourcen in MS Project als bunte Balken darzustellen.

Beispiel Projektauftrag

Ein gutes Beispiel für New Work im Projekt ist der Projektauftrag. Viele unbedarfte Projektleiter sehen dies als geforderte Pflichtaufgabe an. Sie versuchen, dieses Papier für das Management möglichst wohlklingend auf wenigen DIN-A4-Seiten kurz und schmerzlos zu erstellen. Das Projekt soll genehmigt werden, damit endlich begonnen werden kann.

Dabei ist der Projektauftrag eines der wesentlichsten Dokumente im Projekt. Beginnen hier doch Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam ein gemeinsames Bild des Projekt zu entwickeln. Oft haben weder Projektleiter noch Auftraggeber die fachliche Kompetenz zu beurteilen, was sie dort eigentlich beauftragen. Es wird also Zuarbeiten benötigt.

Ein Projektauftrag lässt sich jedoch auch mit Methoden des “New Work” entwickeln. Das Dokument steht von Anfang an allen Mitarbeitern im Unternehmen offen. Jeder kann die Entwicklung verfolgen, etwas beitragen und auf Wunsch auch beeinflussen. Auf den ersten Blick mehr Aufwand, aber es entstehen viele positive Effekte:

• Bereits in dieser Phase bildet sich ein engagiertes Projektteam.
• Das Projektziel ist gemeinsam erarbeitet und viel mehr akzeptiert.
• Schon zu Projektstart wird eine deutlich höhere Motivation aller Beteiligten existieren.
• Der Einarbeitungsaufwand für die Projektmitarbeiter wird deutlich geringer sein.
• Ressourcen für das Projekt zu finden wird einfacher sein.
• Engagierte Kollegen fallen nicht durch das Raster.
• Es werden Irrwege und damit Risiken im Projekt von Anfang an durch die gute Vorbereitung verringert.
• Die Schätzungen für den Aufwand werden durch die hohe Beteiligung deutlich besser sein.
• Das Unternehmen ist bereits vor Projektbeginn auf die Veränderung vorbereitet.
• Auch der Auftraggeber kann sich an der Erstellung beteiligen. Er sieht, worauf das Projekt hinausläuft.
• Undiskutierbare Vorgaben lassen sich in dieser Phase viel besser einbringen und den Mitarbeitern vermitteln.

Fokussiert sich der Projektleiter in diesem Beispiel auf die Moderation, auf die Motivation zur Mitarbeit und am Ende auf die Zusammenfassung des Ergebnisses – dann wurde ein Projektantrag im Sinne des New Work erstellt.

Projektarbeit muss sich verändern

Anhand dieses einen Beispiels lässt sich erahnen, wie sich Projektarbeit grundlegend verändern kann und muss. Der hierarchisch denkende Vorgesetzte hat sowohl in der Linientätigkeit wie auch im Projekt ausgedient.

Im Projektmanagement finden sich viele weitere Optionen, die Projektarbeit zu modifizieren. Klassisches Projektmanagement und dessen Methoden werden nicht obsolet, sie müssen neu interpretiert werden.

Die Änderung von Arbeitsweisen lässt sich allerdings nicht per Dekret oder gar über ein Projekt umsetzen. Es muss ein für das gesamte Unternehmen dauerhafter und stetiger Veränderungsprozess im Rahmen eines Change Managements begonnen werden.